Att vara skandinavisk projektledare för en stor global förändring som innehåller både en HR transformation, processframtagning och systemstödsimplementering kräver både djup och lång erfarenhet. Vi har sedan april i år haft den otroligt spännande förmånen att få driva den tillsammans med en av våra kunder.

Vårt uppdrag som skandinavisk projektledare var att följa den globala projektplanen och dess mål genom att omsätta det i delströmmar och aktiviteter på lokal skandinavisk nivå.

Vi hjälper företaget att bli en attraktivare arbetsgivare genom att skapa förutsättningar med ny organisation, nya processer och systemstöd. Det ska ge utrymme att jobba strategiskt med värdeskapande komplexa frågeställningar och skapa lärande. Det ger utrymme till att kunna ta fram data som ger underlag till bättre, smartare beslut.
Att göra en organisationsförändring i form av en HR transformation, simultant med att ta fram nya processer och implementera systemstöd har sina utmaningar. Vi har reflekterat över vad vi ser skulle kunna vara några generella utmaningar och lärdomar i större företagsgenomgripande projekt.  Vi vill dela med oss av vad vi har sett skulle kunna vara viktiga insikter att ta med sig in i den här typen av projekt.

Att tänka på!

  • Ägarskap och buy in! Större företagsgenomgripande projekt ska ses som en ledningsfråga. Förståelse och buy in för tidplan och resursåtgång ska förankras och ägas av ledningen så det skapar utrymme för alla andra chefer i företaget att prioritera rätt.
  • Hela företaget sätts i beredskap i form av förändringsläge och mobiliserar energi vid större genomgripande projekt.

    – Kommunicera, kommunicera, kommunicera! Upprepning är inlärningens moder och det finns ingen gräns för hur tydlig man kan vara. Har du ingen information – säg det också!

  • Vid globala projekt över landsgränser kan det finnas utmaningar för en global projektorganisation att förstå lokala förutsättningar.

    – Förbered och förankra i ledningen. Resurser, tidplan och mottagarkapacitet.

    – Säkerställ i god tid förståelse och utrymme för att genomföra projektet. Ha gärna ett kommunikationsmaterial till globala projektledare kring förutsättningarna för viktiga händelser lokalt eller kundanpassningar.

    – Ta höjd för kulturella olikheter i kommunikation och relation. Förbered gärna tillsammans med globala projektledaren ett utbildningsmaterial för alla i projektet.

    – Förberedelser för projektledare och projektdeltagare. Kartlägg innan vilket förändringslandskap du kommer att möta. Säkerställ att ha en dialog innan, vad det kommer att innebära att behöva leda en förändring i flera dimensioner. Att leda sig själv, att leda förändring och att leda i förändring. Skapa förutsättningar för att ”energicykeln” inte dräneras genom att ge utrymme för reflektion, lärande och vila allt eftersom delar blir klara och kan stängas.

  • Planera, strukturera och prioritera är A och O. Det går att arbeta parallellt med olika saker, men det gäller att se och identifiera vad som skapar förutsättningar för de olika delarna i ett större projekt.
  • Nya arbetssätt eller system eller organisation kräver utbildning i arbetssätt. Säkerställ att det finns tid och utrymme för lärande, helst ”just in time”, dvs när det blir skarpt läge så det finns incitament för att lära nytt.

    – Optimera lärandet genom att använda e-learning för delar som är generiska och ska kunna upprepas ofta och kunna använda i ett senare skede för nyanställda.

    – Repetition, repetition, repetition. Upprepning är som sagt inlärningens moder.

    – Anpassa läroverktyg till mottagare och innehåll. Powerpoint kavalkader är inte svaret på alla frågor

Ta hjälp! Ser du att du saknar kompetens på något område, ta hjälp. Rätt kompetens gör att du undviker att skapa fel som kan få långsiktiga konsekvenser.